a. Doel en lezer

  • De beste tekstvorm kiezen
  • Je lezer centraal stellen
  • Je doel bereiken

Bepaal welk medium het best past bij je bericht en je lezer. Kun je het best een brief sturen? Of kun je het best even opbellen? Of een filmpje op je website plaatsen?  

Schrijf bijvoorbeeld een brief als je een instructie wilt geven die de lezer stap voor stap moet volgen. Maar pak de telefoon om een ingewikkelde kwestie aan iemand uit te leggen.

Heb je nieuws voor alle inwoners van de gemeente? Verspreid dit dan via algemene kanalen. Bijvoorbeeld: de lokale radio, de stadskrant, de gemeentelijke website en de sociale media.

Zorg dat je weet wat je wilt bereiken bij je lezer. Bepaal wat je hoofddoel is. Stel jezelf hierbij de vraag: wat moet de lezer doen na het lezen van de tekst? Voorbeelden van doelen zijn:

  • ervoor zorgen dat iemand zijn hondenbelasting betaalt;
  • begrijpen waarom de gemeente een subsidie niet toekent;
  • begrijpen waarom besloten is dat er een nieuw parkeerterrein moet komen.

Bepaal welke informatie in de tekst moet staan om je doel te bereiken. Dat is de boodschap die je gaat overbrengen.

Gebruik foto’s of ander beeldmateriaal alleen als ze de tekst verduidelijken. Bijvoorbeeld: afbeeldingen van afval dat in een afvalbak voor plastic mag.

Vraag je af wie je lezer is. Wat weet hij al wel en wat nog niet? Overschat je lezer niet. Stel jezelf alle vragen die hij zou kunnen stellen: wie, wat, waarom, waarvoor, hoe, wanneer?

Bepaal de gemeenschappelijke kenmerken van je lezers als de tekst voor veel mensen bedoeld is. Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde opleidingsniveau, dezelfde leeftijd en hetzelfde taalniveau?

Zorg dat je weet wat de houding van je lezer is ten opzichte van je boodschap: positief, negatief, geïnteresseerd?

Spreek de lezer rechtstreeks aan met u en uw. Gebruik je en je/jouw in informelere situaties en tegenover jongeren. Doe dit ook in titels en tussenkopjes.

liever niet

maar wel

Elke inwoner moet zijn of haar nieuwe adres meteen doorgeven als hij of zij naar een andere straat in zijn of haar gemeente gaat verhuizen.

Wijzigingen in de WW

Verhuist u naar een andere straat in uw eigen gemeente? Geef uw nieuwe adres dan meteen door.

Wat verandert er in uw uitkering?

Maak de tekst persoonlijk. Geef informatie die nuttig is voor de lezer. Geef alleen toelichtingen waar de lezer direct iets mee kan. Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de gebiedende wijs.

liever niet

maar wel

Voor het aanvragen van de subsidies is het invullen van het bijgaande formulier noodzakelijk.

Men dient voor elke factuur de factuurdatum te controleren.

Vul het bijgaande formulier in om de subsidie aan te vragen.

Controleer voor elke factuur de factuurdatum.

Kies een toon die past bij de situatie. Bedenk hoe je zelf op de boodschap zou reageren als je in dezelfde situatie zat. Plaats je niet boven de lezer. Gebruik geen afstandelijke of dreigende taal. Gebruik ook geen ambtelijke, juridische of technische vaktaal. Neem dus geen wetsartikelen of officiële regels over in je tekst. Geef hooguit verwijzingen. Doe dat na je kernboodschap, als toevoeging, of in een bijlage.

Spreek de lezer niet aan met zijn voornaam en gebruik geen je/jou-vorm als de lezer een zekere afstand verwacht. Wees consequent in je keuzes zodat de hele boodschap dezelfde toon heeft.

liever niet

maar wel

De incidentiecijfers voor influenza fluctueren sterk op jaarbasis.

Het aantal mensen dat griep krijgt, kan van jaar tot jaar sterk verschillen.

b. Opbouw en samenhang

  • Maak je tekst overzichtelijk
  • Maak je tekst extra duidelijk
  • Zorg dat een doorverwijzing de lezer echt helpt

Geef met de titel duidelijk aan wat je kernboodschap is. Hou het zo kort mogelijk, maar wees wel precies.

liever niet

maar wel

Rapport over de stages
 

Enquêteresultaten
 

Vraagformulier
 

Samen op weg naar een betere regelgeving voor de kinderbijslag

Evaluatie van de bedrijfsstages in de periode 2010-2016

Resultaten van de enquête over de personeelstevredenheid

Aanvraag van een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer

De nieuwe kinderbijslag

Gebruik geen vage en nietszeggende titels. Wees ook precies in de onderwerpregel van e-mails.

liever niet

maar wel

Vraagje

Annulering

Vraag over de kwaliteit van uw laatste levering

Annulering van uw bestelling nr. 25541

Geef bij een langere tekst elk deelonderwerp een nummer (1, 1.1, 1.2, 2 …) en een herkenbare titel, zodat het verband met de kernboodschap duidelijk is.

Bijvoorbeeld:

  • ‘1. Registratie’, ‘2. Bestelling’, ‘3. Betaling’, ‘4. Levering’, ‘5. Meer informatie’.

 

Begin een langere tekst met een inhoudsopgave of een korte inleiding.

Begin je tekst met de kernboodschap. Begin ook elk volgend tekstonderdeel met de belangrijkste informatie.

Groepeer de informatie in duidelijke deelonderwerpen. Laat die deelonderwerpen goed aansluiten bij je kernboodschap.

Zet de onderdelen in een volgorde die aansluit bij het doel van je tekst. Orden ze bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek, of in een chronologische volgorde. Neem je lezer stap voor stap mee.

Verdeel je tekst in duidelijke alinea’s met witregels ertussen. Begin een nieuwe alinea bij elk nieuw (deel)onderwerp. Zorg er dus voor dat elke alinea één (deel)onderwerp uitwerkt.

Maak alinea’s niet langer dan maximaal zes regels. Maak ze bij voorkeur niet korter dan twee regels.

Gebruik bij drie alinea’s of meer tussenkopjes. Maak de tussenkopjes zo concreet mogelijk. Kies bijvoorbeeld voor vragen die de lezer zou kunnen stellen.

Geachte …,

Graag nodig ik u uit voor de naturalisatieceremonie van de gemeente Oss. De gemeente organiseert deze ceremonie op donderdag 15 maart 2018 om 16.00 uur in de evenementenhal van het gemeentehuis.

Wat is de naturalisatieceremonie?
De naturalisatieceremonie is …

Wat als u niet kunt komen?
Kunt u op 15 maart niet …

Hebt u nog vragen?
Hebt u nog vragen? Dan kunt u …

Met vriendelijke groet,


Gebruik een opsomming om informatie overzichtelijk te laten zien. Zet de delen van de opsomming onder elkaar en zet er opsommingstekens voor (streepjes, bolletjes, cijfers). Gebruik alleen een tabel of een grafiek als die de tekst duidelijker maakt voor je lezer.

Markeer belangrijke kernwoorden of woordgroepen eventueel door ze vet te maken, maar overdrijf niet. Als je te veel markeringen gebruikt, verliezen ze hun functie.

Zijn er pagina’s op een website waar de lezer meer informatie kan vinden? Voeg dan in mails en webteksten links toe naar die informatie. Geef alleen links die voor de lezer nuttig zijn.

Breng precies onder woorden waar de link naartoe gaat.  

liever niet

maar wel

Meer informatie vindt u hier.

Meer informatie vindt u in de procedure voor buitenlandse studenten.

Geef websites een eenvoudige navigatiestructuur. Hou het aantal onderdelen beperkt, zodat bezoekers zo weinig mogelijk moeten doorklikken naar onderliggende webpagina’s. Zo kunnen ze de informatie die ze zoeken snel vinden.

c. Woorden en zinnen

  • Gebruik gewonemensentaal
  • Maak korte en actieve zinnen
  • Doe niet moeilijk als het ook makkelijk kan

Gebruik zo veel mogelijk de taal die je ook in alledaagse gesprekken gebruikt. Kies makkelijke woorden die iedereen vaak gebruikt. Kijk op www.ishetb1.nl/ of https://www.zoekeenvoudigewoorden.nl/ om te controleren of iets een makkelijk woord is.

Gebruik geen formele, ambtelijke woorden.

liever niet

maar wel

bij dezen

derhalve

dienen te

eveneens

gaarne

indien, ingeval, mits  

inzake

met het oog op

reeds

te allen tijde  

tevens     

trachten

vermits

verzoeken

werkzaam zijn te, woonachtig zijn te

hierbij

dus

moeten, verplicht zijn

ook

graag

als

over

voor

al

op elk moment, altijd

ook, bovendien

proberen

omdat, want

vragen

werken in, wonen in

Zie voor meer voorbeelden de gecombineerde woordenlijst van de gemeenten Den Haag en Rotterdam.
 

Gebruik geen moeilijke woorden en vaktermen. Gebruik een vakterm alleen als de boodschap zonder die vakterm vaag of omslachtig zou worden. Leg een vakterm eerst uit als je lezer hem niet kent.

liever niet

maar wel

Voor het toetsen van de bouwaanvraag bent u, in het kader van de Legesverordening, leges verschuldigd.

De toetsing van de bouwaanvraag kost € … U moet dat bedrag voor [datum] betalen.

Gebruik ook geen abstracte, verzachtende, dubbelzinnige of figuurlijke woorden. Lezers met een lager taalniveau hebben hier moeite mee. Gebruik concrete woorden die de lezer duidelijk maken wat hij moet doen of wat er aan de hand is.

liever niet

maar wel

er kleven bezwaren aan

dat loopt in de papieren

binnenkort

er zijn bezwaren tegen, er zijn problemen

dat kost veel geld, dat is duur

noem een concrete datum

Gebruik zo min mogelijk leenwoorden. Bestaat er een gewoon Nederlands woord met dezelfde betekenis? Kies daar dan voor.

liever niet

maar wel

implementeren

meeting

vigeren

invoeren, uitvoeren

vergadering, bijeenkomst, overleg

gelden, van kracht zijn

Schrijf afkortingen zo veel mogelijk voluit.

liever niet

maar wel

d.w.z.

o.a.

i.p.v.

dat wil zeggen, of duidelijker: dat betekent

onder andere

in plaats van

Afkortingen die bekender zijn dan de woorden waar ze voor staan, zoals cd en wc, kun je wél gebruiken. Ook de afkorting van een lange naam van een organisatie, evenement of wet is soms nuttig. Leg zo’n afkorting uit als je niet zeker weet of je lezers haar kennen. Omschrijf de afkorting aan het begin van de tekst. Of schrijf haar de eerste keer voluit met de afkorting erachter tussen haakjes. Daarna kun je de afkorting blijven gebruiken.

Bijvoorbeeld:
Een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) controleert onder andere of auto’s goed geparkeerd zijn.

Maak je zinnen actief en concreet. Maak duidelijk wie iets doet of wie iets moet doen. Gebruik zo min mogelijk het hulpwerkwoord worden (zie het tweede voorbeeld in de tabel). Schrijf ook actief als je een negatieve boodschap moet overbrengen.

liever niet

maar wel

De aangifte moet gebeurd zijn vóór 15 maart van het productiejaar dat aan het aangiftejaar voorafgaat.

Er wordt gewerkt aan een nieuwe regeling voor de subsidie van dakisolatie.
 

De voortschrijdende ontwikkelingen in de agrarische sector noodzaken agrariërs tot het zoeken van nevenfuncties of de omschakeling van de agrarische functie in een andere functie.

Wij zijn van oordeel dat uw aanvraag niet gehonoreerd kan worden.

U kunt de aangifte voor het productiejaar 2016 uiterlijk op 14 maart 2017 indienen.
 

De minister van Economische Zaken en Klimaat werkt aan nieuwe regels voor de subsidie van dakisolatie.

Door de ontwikkelingen in de landbouw moeten boeren ander werk erbij gaan zoeken of van hun boerderij bijvoorbeeld een kaasmakerij maken.
 

Wij hebben besloten uw aanvraag af te wijzen.

Maak het de lezer makkelijk door positief te formuleren. Gebruik zo min mogelijk ontkenningen.

liever niet

maar wel

De aanvragen ingediend na het einde van het jaar zullen pas na 21 maart behandeld worden.

Het is niet ondenkbaar dat zij niet op de hoogte zijn van de procedure.

Als u uw aanvraag uiterlijk op 31 december indient, zullen we die vóór 21 maart behandelen.

Het is mogelijk dat zij de procedure niet kennen.

Gebruik consequent hetzelfde woord voor hetzelfde ding of dezelfde zaak. Synoniemen kunnen verwarrend zijn.

liever niet

maar wel

Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarsalaris van het voorgaande jaar. We hebben uw bezoldigingsgegevens nodig om uw dossier verder af te handelen.

Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarloon van het voorgaande jaar. We hebben uw loongegevens nodig om uw dossier verder af te handelen.

Gebruik geen omslachtige formuleringen. Maak duidelijk wat de lezer moet doen, zonder overbodige woorden.

liever niet

maar wel

Mogen we u eraan herinneren dat het erg belangrijk is dat u dit aanvraagformulier binnen een periode van een maand na ontvangst ervan volledig ingevuld terugstuurt?

Stuur deze aanvraag uiterlijk een maand na ontvangst terug.

Maak je zinnen niet langer dan gemiddeld twaalf woorden. Knip lange zinnen op tot kortere zinnen. Of kijk welke woorden je kunt schrappen. Let erop dat elke zin over één onderwerp gaat en hooguit één komma heeft.

liever niet

maar wel

Door de late start van het project en de strakke deadlines zijn we er niet in geslaagd om de resultaten van de tussentijdse tests met die van het proefproject te vergelijken.

Organisaties die conform de voorwaarden in aanmerking komen voor financiële ondersteuning, kunnen de subsidies online aanvragen tot eind dit jaar.

We konden de resultaten van de tussentijdse tests niet vergelijken met die van het proefproject. Dat komt door de late start van het project en de strakke deadlines.

Voldoet uw organisatie aan de subsidievoorwaarden? Dan kunt u de subsidie nog tot eind 2018 online aanvragen.

Zet woorden die bij elkaar horen ook zo dicht mogelijk bij elkaar.

liever niet

maar wel

We hebben deskundigen gezocht die volgende maand een online-enquête met vijftig vragen over het vakgebied en de popularisering ervan willen beantwoorden.

We hebben deskundigen gezocht die hun oordeel willen geven over het vakgebied en de popularisering ervan. Zij beantwoorden volgende maand een online-enquête met vijftig vragen.

d. Laatste controle

  • Maak je tekst foutloos
  • Vraag proeflezers om tips
  • Gebruik een checklist als hulpmiddel

Voordat een tekst echt goed is, zijn er meestal verschillende versies nodig. Schrijf en herschrijf dus. Vraag commentaar aan een collega. Verwerk alle tips.

Met een frisse blik zie je meer. Laat je tekst even los, een paar uur, een nacht of misschien zelfs een paar dagen. Lees hem daarna hardop en verplaats je in je lezer. Controleer of je de Direct Duidelijk-tips hebt toegepast. Gebruik daarvoor de Direct Duidelijk-checklist.

Gebruik een online leesbaarheidsinstrument, zoals de Schrijfassistent. Plak je tekst in het invoerscherm, en ga aan de slag met het commentaar.

Kies voor een tekstniveau dat voor de meerderheid van de bevolking te begrijpen is. In de praktijk wordt dat ook wel ‘B1-niveau’ genoemd. Twijfel je bij sommige woorden of ze makkelijk genoeg zijn? Voer ze dan in op de websites www.ishetb1.nl en www.zoekeenvoudigewoorden.nl.

Laat het succes van een tekst met een grote of bijzondere lezersgroep niet aan het toeval over. Laat mensen uit je doelgroep je tekst lezen, bijvoorbeeld een lees- of gebruikerspanel. Geef ze als hulpmiddel de Direct Duidelijk-checklist. Verwerk hun opmerkingen en tips.

Voorbeeld:

De gemeente Enschede heeft in 2010 succesvol brieven verbeterd dankzij het commentaar van een panel. Bekijk de aanpak en de uitkomsten.
 

Lees de tekst goed na op spelfouten, taalfouten en andere slordigheden. Kijk voor meer informatie over spelling en correct taalgebruik op www.woordenlijst.org, www.taaladvies.net of www.onzetaal.nl/taaladvies.

Zorg voor een prettige en duidelijke opmaak van de tekst. Gebruik in de hele tekst hetzelfde lettertype en maak de letters groot genoeg. Gebruik afbeeldingen van goede kwaliteit.

Pak de huisstijlregels erbij en controleer of je tekst daaraan voldoet. Vraag een collega van de afdeling communicatie eventueel om hulp.

Controleer regelmatig of alle informatie op de website van je organisatie nog klopt en nog nuttig is. Zorg dat je op de hoogte bent van vragen, reacties en klachten van lezers en gebruikers. Werk de informatie bij waar dat nodig is. Verwijder informatie die niet nuttig meer is voor je lezers.

Bronnen:
Team Taaladvies Vlaamse Overheid (2017): Heerlijk Helder, https://overheid.vlaanderen.be/communicatie/heerlijk-helder
Gemeente Oss (2018): Schrijfwijzer Klare Taal
Gemeente Enschede (2017): Enschedese Schrijfwijzer Helder Communiceren