Schrijfwijzer

Bepaal welk medium het best past bij je bericht en je lezer. Kun je het best een brief sturen? Of kun je het best even opbellen? Of een filmpje op je website plaatsen?  

Schrijf bijvoorbeeld een brief als je een instructie wilt geven die de lezer stap voor stap moet volgen. Maar pak de telefoon om een ingewikkelde kwestie aan iemand uit te leggen.

Heb je nieuws voor alle inwoners van de gemeente? Verspreid dit dan via algemene kanalen. Bijvoorbeeld: de lokale radio, de stadskrant, de gemeentelijke website en de sociale media.

Zorg dat je weet wat je wilt bereiken bij je lezer. Bepaal wat je hoofddoel is. Stel jezelf hierbij de vraag: wat moet de lezer doen na het lezen van de tekst? Voorbeelden van doelen zijn:

• ervoor zorgen dat iemand zijn hondenbelasting betaalt;
• begrijpen waarom de gemeente een subsidie niet toekent;
• begrijpen waarom besloten is dat er een nieuw parkeerterrein moet komen.

Bepaal welke informatie in de tekst moet staan om je doel te bereiken. Dat is de boodschap die je gaat overbrengen.

Gebruik foto’s of ander beeldmateriaal alleen als ze de tekst verduidelijken. Bijvoorbeeld: afbeeldingen van afval dat in een afvalbak voor plastic mag.

Vraag je af wie je lezer is. Wat weet hij al wel en wat nog niet? Overschat je lezer niet. Stel jezelf alle vragen die hij zou kunnen stellen: wie, wat, waarom, waarvoor, hoe, wanneer?

Bepaal de gemeenschappelijke kenmerken van je lezers als de tekst voor veel mensen bedoeld is. Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde opleidingsniveau, dezelfde leeftijd en hetzelfde taalniveau?

Zorg dat je weet wat de houding van je lezer is ten opzichte van je boodschap: positief, negatief, geïnteresseerd?

Spreek de lezer rechtstreeks aan met u en uw. Gebruik je en je/jouw in informelere situaties en tegenover jongeren. Doe dit ook in titels en tussenkopjes.

Maak de tekst persoonlijk. Geef informatie die nuttig is voor de lezer. Geef alleen toelichtingen waar de lezer direct iets mee kan. Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de gebiedende wijs.

Kies een toon die past bij de situatie. Bedenk hoe je zelf op de boodschap zou reageren als je in dezelfde situatie zat. Plaats je niet boven de lezer. Gebruik geen afstandelijke of dreigende taal. Gebruik ook geen ambtelijke, juridische of technische vaktaal. Neem dus geen wetsartikelen of officiële regels over in je tekst. Geef hooguit verwijzingen. Doe dat na je kernboodschap, als toevoeging, of in een bijlage.

Spreek de lezer niet aan met zijn voornaam en gebruik geen je/jou-vorm als de lezer een zekere afstand verwacht. Wees consequent in je keuzes zodat de hele boodschap dezelfde toon heeft.

Geef met de titel duidelijk aan wat je kernboodschap is. Hou het zo kort mogelijk, maar wees wel precies.

Gebruik geen vage en nietszeggende titels. Wees ook precies in de onderwerpregel van e-mails.

Geef bij een langere tekst elk deelonderwerp een nummer (1, 1.1, 1.2, 2 …) en een herkenbare titel, zodat het verband met de kernboodschap duidelijk is.

Bijvoorbeeld:

• ‘1. Registratie’, ‘2. Bestelling’, ‘3. Betaling’, ‘4. Levering’, ‘5. Meer informatie’.

 

Begin een langere tekst met een inhoudsopgave of een korte inleiding.

Begin je tekst met de kernboodschap. Begin ook elk volgend tekstonderdeel met de belangrijkste informatie.

Groepeer de informatie in duidelijke deelonderwerpen. Laat die deelonderwerpen goed aansluiten bij je kernboodschap.

Zet de onderdelen in een volgorde die aansluit bij het doel van je tekst. Orden ze bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek, of in een chronologische volgorde. Neem je lezer stap voor stap mee.

Verdeel je tekst in duidelijke alinea’s met witregels ertussen. Begin een nieuwe alinea bij elk nieuw (deel)onderwerp. Zorg er dus voor dat elke alinea één (deel)onderwerp uitwerkt.

Maak alinea’s niet langer dan maximaal zes regels. Maak ze bij voorkeur niet korter dan twee regels.

Gebruik bij drie alinea’s of meer tussenkopjes. Maak de tussenkopjes zo concreet mogelijk. Kies bijvoorbeeld voor vragen die de lezer zou kunnen stellen.

Geachte …,

Graag nodig ik u uit voor de naturalisatieceremonie van de gemeente Oss. De gemeente organiseert deze ceremonie op donderdag 15 maart 2018 om 16.00 uur in de evenementenhal van het gemeentehuis.

Wat is de naturalisatieceremonie?
De naturalisatieceremonie is …

Wat als u niet kunt komen?
Kunt u op 15 maart niet …

Hebt u nog vragen?
Hebt u nog vragen? Dan kunt u …

Met vriendelijke groet,
…

Gebruik een opsomming om informatie overzichtelijk te laten zien. Zet de delen van de opsomming onder elkaar en zet er opsommingstekens voor (streepjes, bolletjes, cijfers). Gebruik alleen een tabel of een grafiek als die de tekst duidelijker maakt voor je lezer.

Markeer belangrijke kernwoorden of woordgroepen eventueel door ze vet te maken, maar overdrijf niet. Als je te veel markeringen gebruikt, verliezen ze hun functie.

Zijn er pagina’s op een website waar de lezer meer informatie kan vinden? Voeg dan in mails en webteksten links toe naar die informatie. Geef alleen links die voor de lezer nuttig zijn.

Breng precies onder woorden waar de link naartoe gaat.  

Geef websites een eenvoudige navigatiestructuur. Hou het aantal onderdelen beperkt, zodat bezoekers zo weinig mogelijk moeten doorklikken naar onderliggende webpagina’s. Zo kunnen ze de informatie die ze zoeken snel vinden.

Gebruik zo veel mogelijk de taal die je ook in alledaagse gesprekken gebruikt. Kies makkelijke woorden die iedereen vaak gebruikt. Kijk op www.ishetb1.nl/ of https://www.zoekeenvoudigewoorden.nl/ om te controleren of iets een makkelijk woord is.

Gebruik geen formele, ambtelijke woorden.

Zie voor meer voorbeelden de gecombineerde woordenlijst van de gemeenten Den Haag en Rotterdam.
 

Gebruik geen moeilijke woorden en vaktermen. Gebruik een vakterm alleen als de boodschap zonder die vakterm vaag of omslachtig zou worden. Leg een vakterm eerst uit als je lezer hem niet kent.

Gebruik ook geen abstracte, verzachtende, dubbelzinnige of figuurlijke woorden. Lezers met een lager taalniveau hebben hier moeite mee. Gebruik concrete woorden die de lezer duidelijk maken wat hij moet doen of wat er aan de hand is.

Gebruik zo min mogelijk leenwoorden. Bestaat er een gewoon Nederlands woord met dezelfde betekenis? Kies daar dan voor.

Schrijf afkortingen zo veel mogelijk voluit.

Afkortingen die bekender zijn dan de woorden waar ze voor staan, zoals cd en wc, kun je wél gebruiken. Ook de afkorting van een lange naam van een organisatie, evenement of wet is soms nuttig. Leg zo’n afkorting uit als je niet zeker weet of je lezers haar kennen. Omschrijf de afkorting aan het begin van de tekst. Of schrijf haar de eerste keer voluit met de afkorting erachter tussen haakjes. Daarna kun je de afkorting blijven gebruiken.

Bijvoorbeeld:
Een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) controleert onder andere of auto’s goed geparkeerd zijn.

Maak je zinnen actief en concreet. Maak duidelijk wie iets doet of wie iets moet doen. Gebruik zo min mogelijk het hulpwerkwoord worden (zie het tweede voorbeeld in de tabel). Schrijf ook actief als je een negatieve boodschap moet overbrengen.

Maak het de lezer makkelijk door positief te formuleren. Gebruik zo min mogelijk ontkenningen.

Gebruik consequent hetzelfde woord voor hetzelfde ding of dezelfde zaak. Synoniemen kunnen verwarrend zijn.

Gebruik geen omslachtige formuleringen. Maak duidelijk wat de lezer moet doen, zonder overbodige woorden.

Maak je zinnen niet langer dan gemiddeld twaalf woorden. Knip lange zinnen op tot kortere zinnen. Of kijk welke woorden je kunt schrappen. Let erop dat elke zin over één onderwerp gaat en hooguit één komma heeft.

Zet woorden die bij elkaar horen ook zo dicht mogelijk bij elkaar.

Voordat een tekst echt goed is, zijn er meestal verschillende versies nodig. Schrijf en herschrijf dus. Vraag commentaar aan een collega. Verwerk alle tips.

Met een frisse blik zie je meer. Laat je tekst even los, een paar uur, een nacht of misschien zelfs een paar dagen. Lees hem daarna hardop en verplaats je in je lezer. Controleer of je de Direct Duidelijk-tips hebt toegepast. Gebruik daarvoor de Direct Duidelijk-checklist.

Kies een taalniveau dat de meerderheid van de bevolking begrijpt, ook wel ‘B1-niveau’ genoemd.

Check het niveau van een (stuk) tekst 

• via de tool op de website Accessibility (10 gratis checks per dag)
• via de tool Klinkende taal

Check het niveau van woorden

• op de website www.ishetb1.nl 
• www.zoekeenvoudigewoorden.nl (checkt op taalniveau B1 en A2)

Gebruik een online schrijfhulp, zoals de website Schrijfassistent.

Laat het succes van een tekst met een grote of bijzondere lezersgroep niet aan het toeval over. Laat mensen uit je doelgroep je tekst lezen, bijvoorbeeld een lees- of gebruikerspanel. Geef ze als hulpmiddel de Direct Duidelijk-checklist. Verwerk hun opmerkingen en tips.

Voorbeeld:

De gemeente Enschede heeft in 2010 succesvol brieven verbeterd dankzij het commentaar van een panel. Bekijk de aanpak en de uitkomsten.

Lees de tekst goed na op spelfouten, taalfouten en andere slordigheden. Kijk voor meer informatie over spelling en correct taalgebruik op www.woordenlijst.org, www.taaladvies.net of www.onzetaal.nl/taaladvies.

Zorg voor een prettige en duidelijke opmaak van de tekst. Gebruik in de hele tekst hetzelfde lettertype en maak de letters groot genoeg. Gebruik afbeeldingen van goede kwaliteit.

Pak de huisstijlregels erbij en controleer of je tekst daaraan voldoet. Vraag een collega van de afdeling communicatie eventueel om hulp.

Controleer regelmatig of alle informatie op de website van je organisatie nog klopt en nog nuttig is. Zorg dat je op de hoogte bent van vragen, reacties en klachten van lezers en gebruikers. Werk de informatie bij waar dat nodig is. Verwijder informatie die niet nuttig meer is voor je lezers.